A díj létrehozását a HUNGRAIL Magyar Vasúti Egyesület kezdeményezte Sipos István családjának jóváhagyásával abból a célból, hogy a vasút területén kiemelkedő személyiségek több évtizedes teljesítményét elismerje.

A díj alapítója és odaítélője a HUNGRAIL Magyar Vasúti Egyesület.

• A díjat a HUNGRAIL Magyar Vasúti Egyesület évente adja át a szakma képviselőinek javaslatai alapján egy díjazottnak minden év szeptemberben a Magyar Vasút konferencia alkalmából. A díjazott jelölésére szóló kiírást minden év januárban a HUNGRAIL Magyar Vasúti Egyesület hirdeti meg honlapján és a szakmai sajtóbanA díj évente egyszer ítélhető oda legfeljebb egy személynek. Jelölni –indokolással ellátva – a vasút érdekében több mint 20 éve kiemelkedő teljesítményt nyújtó szakembereket lehet. 

• Jelölésre a magyar vasúti szakma képviselői jogosultak. A jelölések beérkezési határideje minden év június 1. A jelölések beérkezését követően augusztus 15. napjáig 3 tagú bíráló bizottság egyhangúan dönt a díjazott személyéről. A bíráló bizottság tagjait a HUNGRAIL Magyar Vasúti Egyesülés elnöksége jelöli ki minden év első elnökségi ülésén.A díjazott nevét a HUNGRAIL Magyar Vasúti Egyesület honlapján közzéteszi.

A díj 10 cm átmérőjű bronz plakett Sipos István arcképével, körülötte „HUNGRAIL Magyar Vasúti Egyesület Sipos István Díj”szöveg. A díj anyagi juttatással nem jár. A díjat elnyert személy adományozást igazoló okiratot kap, mely tartalmazza a díjazott nevét, a Sipos István Díj feliratot és a díj odaítélésének évét.